6 Trucos para Microsoft Outlook

Usted lanza un proyecto importante en el trabajo, completa una tarea compleja en la fecha límite, o encuentra una solución a un problema en curso, pero ninguno de esos logros es tan gratificante como el raro momento en que la bandeja de entrada de su correo electrónico está vacía.

Cuando hablamos abrir una cuenta de correo electrónico. Outlook es una de las empresas con más experiencia.

Hay buenas noticias: lograr Inbox Zero no tiene que ser una ocurrencia rara. Aproveche estas funciones que a veces se pasan por alto en Outlook 365 para organizar mejor sus correos electrónicos y comenzar a enfocarse en tareas más importantes.

1. Mueva los correos electrónicos complejos y no críticos a una carpeta de tareas pendientes

En Outlook 365, puede crear una estructura de carpetas para organizar correos electrónicos. Muchas personas usan la estructura de carpetas para archivar correos electrónicos, pero las carpetas también son una excelente forma de administrar los correos electrónicos entrantes como tareas y sacarlos de la vista de la bandeja de entrada. Vamos a utilizar estas carpetas para hacer un triage de correo electrónico, organizar la bandeja de entrada desordenada y superar la sobrecarga de correo electrónico.

Para hacer esto, crea tres nuevas carpetas debajo de tu carpeta de la bandeja de entrada. La primera es una carpeta “To Do”, y la segunda y tercera son subcarpetas llamadas “Follow Up” y “Someday”. Estos siguen libremente la metodología Getting Things Done o GTD de organización de tareas.

Para crear estas carpetas:

  1. Haga clic derecho en la carpeta “Bandeja de entrada” y seleccione “Nueva carpeta”.
  1. Escriba la primera carpeta “Por hacer”.
  1. Haga clic en la flecha junto a la carpeta Bandeja de entrada para ver su nueva carpeta Tareas pendientes.
  2. Haga clic con el botón derecho en la carpeta Tareas pendientes, seleccione una nueva carpeta y asigne un nombre a esta carpeta “Algún día”.
Cree subcarpetas en su carpeta To-Do en Microsoft Outlook
  1. Repita para crear una subcarpeta “Seguimiento” debajo de la carpeta Tareas pendientes.

Ahora tiene cuatro carpetas para los correos electrónicos entrantes, y puede usar las cuatro para administrar sus tareas y mantener su bandeja de entrada despejada.

Cuando lleguen nuevos correos electrónicos, muévalos a la carpeta apropiada:

Bandeja de entrada: los únicos mensajes de correo electrónico que permanecen en su bandeja de entrada son aquellos a los que debe responder de inmediato. Son urgentes o pueden manejarse rápidamente (en tres minutos o menos).

Tareas pendientes: arrastre correos electrónicos y correos electrónicos no urgentes que requerirán más de una respuesta de tres minutos en su carpeta de tareas pendientes. Harás un seguimiento de estos elementos más adelante, pero moverlos de inmediato mantiene tu bandeja de entrada vacía mientras procesas los correos electrónicos.

Seguimiento: mueve los correos electrónicos a esta carpeta que están en espera. Cosas como respuestas que está esperando obtener o tareas que ha delegado.

Algún día: algunos correos electrónicos no requieren una respuesta. En cambio, son cosas que le gustaría leer / revisar un día cuando tenga tiempo.Arrástrelos a la carpeta de algún día para revisarlos en algún momento en el futuro cuando el trabajo se ralentice y necesite algo que hacer. Esto podría ser el equivalente de una carpeta de archivo, pero puede usarla para los elementos a los que deberá acceder rápidamente en las próximas semanas.

Después de procesar su correo electrónico, programe tiempo en su calendario todos los días para revisar y manejar los elementos en su carpeta de tareas pendientes. Este método tiene tres beneficios:

Primero, mantiene su bandeja de entrada despejada, lo que le permite alcanzar la bandeja de entrada cero y evitar verse abrumado por una bandeja de entrada desordenada. Los nuevos correos electrónicos que ingresan de manera constante no se confunden con los correos electrónicos existentes que ya ha leído, lo que elimina todos los correos electrónicos importantes.

Segundo, ¡tus correos electrónicos están mejor organizados! Ahora tiene un lugar establecido para los correos electrónicos que requieren su atención, tantas carpetas como necesite para estar al tanto de su correo electrónico, pero no más de lo que necesita. En lugar de crear innumerables carpetas (para diferentes proyectos, clientes u otras categorías), tiene solo cuatro para trabajar.

En tercer lugar, y quizás lo mejor de todo, le permite administrar mejor su tiempo a lo largo del día, concentrándose en tareas importantes en lugar de distraerse con preguntas y solicitudes constantes por correo electrónico.

2. Use la lista de tareas de Outlook en lugar de obstruir su bandeja de entrada

Algunos correos electrónicos no requieren una respuesta inmediata, pero deben ser manejados antes de la hora programada para revisar los elementos en su carpeta de tareas pendientes. Estos elementos aún se pueden mover a su carpeta de tareas pendientes para que no estén obstruyendo su bandeja de entrada, pero querrá asegurarse de tener un recordatorio para encargarse de ellos antes de una fecha límite.

Cree un recordatorio agregando estos correos electrónicos a la lista de tareas de Outlook:

  1. Arrastre el correo electrónico y suéltelo en el icono de la lista de tareas de Outlook.
  1. Agregue una fecha de vencimiento y establezca una fecha y hora para recibir un recordatorio. Guarde la tarea.

Ahora puede colocar el cursor sobre el ícono de la lista de tareas para ver una vista rápida de su lista de tareas, organizada por fecha de vencimiento. Haga clic en el ícono de la lista de tareas para abrir su lista de tareas y revisar las tareas respectivas.

Si configura un recordatorio, la tarea aparecerá como un recordatorio de reunión a la hora especificada.

Una vez que la tarea esté completa, márquela como tal para eliminar la tarea de su lista de tareas pendientes. Abra la tarea haciendo doble clic en ella y haga clic en el botón “Marcar como completa”, o simplemente presione la tecla Insert para marcar rápidamente el elemento completo.

La lista de tareas de Outlook también es útil si tiene la costumbre de copiarse a sí mismo en los correos electrónicos como recordatorio para dar seguimiento, o si está enviando correos electrónicos a alguien que es propenso a ignorar sus solicitudes. En lugar de guardar recordatorios como correos electrónicos en su bandeja de entrada, simplemente muévalos a la carpeta de tareas pendientes y agréguelos a su lista de tareas.

3. Limpie su bandeja de entrada en un clic

Tomar tiempo libre es maravilloso hasta el momento en que abre su correo electrónico después de regresar al trabajo. Si trabajas en una empresa con gran cantidad de correo electrónico, es posible que hayas recibido cientos de correos electrónicos mientras estabas fuera de la oficina, y ahora te enfrentas a la difícil tarea de clasificar cada uno.

Con la función de limpieza de Outlook (presentada en Outlook 2010), puede reducir drásticamente la cantidad de correos electrónicos con los que tiene que lidiar con solo unos pocos clics, ya sea que regrese de vacaciones o que tenga demasiados correos electrónicos acumulados. La función de limpieza elimina todas las respuestas de correo electrónico que están duplicadas en un hilo posterior, lo que le permite leer un único hilo en lugar de docenas de correos electrónicos individuales.

Para limpiar su bandeja de entrada rápidamente:

  1. Mientras visualiza su bandeja de entrada, haga clic en el botón “Limpiar” y seleccione “Limpiar carpeta”.
  1. Haga clic en el botón “Limpiar carpeta” en la ventana emergente para confirmar la acción.

Outlook eliminará automáticamente todos los correos electrónicos duplicados, dejándolo con un número significativamente menor de correos electrónicos para ordenar.

La herramienta de limpieza eliminó 29 correos electrónicos duplicados de la bandeja de entrada. Si es necesario, se puede acceder a esos correos electrónicos en la carpeta de la papelera.

La función de limpieza puede ser un poco desconcertante de usar inicialmente. ¿Qué pasa si elimina algo importante como una respuesta que contenía un archivo adjunto que se eliminó en un hilo posterior?

Tenga la seguridad: la herramienta es sofisticada y no eliminará ningún correo electrónico con archivos adjuntos o texto que no estén exactamente duplicados en los subprocesos posteriores, y siempre puede revisar los elementos eliminados en la carpeta de la papelera si es necesario.

4. Utilice reglas para ordenar correos electrónicos automáticamente y dejar de recibir correos electrónicos irrelevantes

Desafortunadamente, no todos los correos electrónicos en el lugar de trabajo vienen con un enlace de cancelación de suscripción. Día tras día, los correos electrónicos llegan a su bandeja de entrada que son solo una distracción.Algunos ejemplos comunes incluyen:

  • Notificaciones automáticas: si está asignado a un equipo en una de las plataformas que usa en el trabajo, como el software de administración de relaciones con los clientes (CRM), esa plataforma puede enviar un correo electrónico cada vez que se realiza un cambio en el sistema.
  • Correos electrónicos “divertidos”: a veces un jefe de equipo o departamento enviará correos electrónicos diarios / semanales con curiosidades, memes o chistes diseñados para hacer que el trabajo se sienta más divertido.
  • Temas en los que no debería haberse incluido: Ocasionalmente, alguien enviará un correo electrónico masivo que recibirá docenas de respuestas, ninguna de las cuales tiene nada que ver con usted o su trabajo.

Estos correos electrónicos evitan que se concentre en su trabajo importante.Utilice la función de reglas de Outlook para omitir la bandeja de entrada y enviar esos correos electrónicos directamente a la papelera, o a otra carpeta para su revisión.

También puede usar las reglas de Outlook para clasificar automáticamente los correos electrónicos entrantes en la carpeta adecuada, como enviar correos electrónicos siempre desde su jefe con una determinada línea de asunto a la carpeta Tareas pendientes y correos electrónicos de un boletín que lee regularmente a la carpeta Someday.

  1. Haga clic derecho en el correo electrónico, coloque el cursor sobre “Reglas” y seleccione “Crear regla”.
  1. Elija los criterios para la regla:
  2. “Desde [remitente]” ejecutará la regla cada vez que reciba un correo electrónico de una dirección de correo electrónico o contacto específico.
  3. “Subject contains” ejecutará la regla cada vez que se use una línea de asunto especificada.
  4. Seleccione lo que sucede cuando se ejecuta la regla. Para ordenar los correos electrónicos de su bandeja de entrada y en la carpeta apropiada, marque “Mover el elemento a la carpeta” y seleccione la carpeta donde desea que se envíen los correos electrónicos. Puede elegir la carpeta “Elementos eliminados” si nunca desea verlos, o puede crear una carpeta de archivo separada si es necesario que revise los correos electrónicos en el futuro.

Haga clic en “Aceptar” para aplicar la regla.

¿Desea evitar recibir futuros correos electrónicos en un hilo específico? En ese caso, en lugar de crear una regla, puede usar la función de ignorar de Outlook.Haga clic derecho en el correo electrónico, seleccione “Ignorar” y confirme la acción.

Ignore envía automáticamente respuestas futuras a ese hilo a su carpeta “Elementos eliminados” para que no los reciba en su bandeja de entrada.

5. Crear partes rápidas para respuestas predeterminadas a preguntas comunes

Si pasa mucho tiempo escribiendo las mismas respuestas a las preguntas que recibe repetidamente, cree Quick Parts para insertar ese texto en las respuestas por correo electrónico con solo unos pocos clics. No es necesario seguir escribiendo lo mismo una y otra vez o tener que buscar una respuesta anterior para copiar y pegar.

Cuando haya terminado de escribir una respuesta que espera volver a enviar, siga los pasos a continuación para guardar el texto como una Parte rápida:

  1. Resalte el texto que desea guardar en el correo electrónico y haga clic en la pestaña “Insertar”.
  1. En el menú “Insertar”, haga clic en “Piezas rápidas” y seleccione “Guardar selección en la Galería de piezas rápida”.
Partes rápidas de Microsoft Outlook
  1. Proporcione un nombre descriptivo a su nueva Parte rápida y haga clic en “Aceptar”.

Con esta pieza rápida guardada, ahora puede agregar ese texto a cualquier correo electrónico con solo un par de clics.

Con el cursor en la sección del cuerpo del correo electrónico, haga clic en la pestaña “Insertar”.

Haga clic en “Piezas rápidas” y luego seleccione la parte rápida que desea insertar.

El texto escrito previamente aparecerá automáticamente en el cuerpo de su correo electrónico, y puede editarlo y personalizarlo según sea necesario para su nueva respuesta.

6. Use pasos rápidos para tomar acción instantánea en un nuevo correo electrónico

Si ha tenido éxito con los consejos anteriores de Outlook y está interesado en obtener una administración de correo electrónico más avanzada, es hora de echar un vistazo a Quick Steps. Los Pasos rápidos le permiten realizar automáticamente cadenas de acciones largas basadas en un desencadenador.

Digamos que al final del mes recibes una serie de facturas de proveedores o contratistas. Su proceso normal es revisar las facturas, reenviar las facturas a su contador y crear un recordatorio para hacer un seguimiento con el contador una semana después para asegurarse de que se pagaron las facturas.

Quick Steps puede ocuparse de los dos últimos pasos por usted con menos clics que si realizara las tareas manualmente:

  1. Haga clic en el botón “Crear nuevo” en la sección Pasos rápidos de la cinta Inicio.
  1. Proporcione al nuevo Quick Step un nombre descriptivo y seleccione la primera acción: “Reenviar”.
  1. Escriba la dirección de correo electrónico de su contador en el campo “Para”.
  1. Haga clic en el botón “Agregar acción” para seleccionar la segunda acción: “Crear una tarea con datos adjuntos”.
  1. Haga clic en “Finalizar” para crear el Paso rápido.

Después de revisar una factura, ahora puede ejecutar el Paso rápido para reenviar el correo electrónico y crear una tarea de recordatorio. Seleccione un correo electrónico que contenga una factura y haga clic en el paso rápido apropiado en la cinta Inicio.

Las ventanas de reenvío y tarea de correo electrónico se abrirán automáticamente. Haga clic en Enviar para reenviar el correo electrónico y establezca una fecha de vencimiento y un recordatorio de la tarea antes de guardar, si lo desea.

Hay muchas formas diferentes de usar Pasos rápidos para acelerar el procesamiento del correo electrónico. Dedique un tiempo a pensar en las acciones repetitivas que realiza en los correos electrónicos y configure Pasos rápidos para que la administración de sus correos electrónicos sea mucho más rápida y casi sin complicaciones.

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